Muitos advogados, devido à autonomia característica da profissão, têm dificuldades
quando o assunto é delegação de tarefas. No entanto, muitas atividades focadas em
poucos profissionais podem acabar gerando sobrecarga de trabalho, estresse à
equipe e baixa produtividade. Escritórios que buscam atuar em alta performance
precisam lançar mão de boas práticas. Sem dúvida, saber delegar tarefas de forma
eficiente é uma delas.
Desenvolvendo uma boa cultura organizacional e lançando mão de tecnologia é
possível aprimorar a maneira como as tarefas são distribuídas no escritório. Isso
sem mencionar o engajamento e os resultados da banca, que também podem
melhorar bastante.
Sinais de atenção
Quando a delegação de tarefas é deficiente, alguns sinais de alerta costumam
surgir. Em escritórios cujas tarefas ficam concentradas em poucos profissionais, é
comum que falte tempo para o advogado prestar um bom atendimento ao cliente.
Hoje, a maioria dos escritórios já sabe a importância de ter sua atuação focada no
cliente, ainda mais em um mercado concorrido como o da advocacia. Somente com
foco na clientela é possível fidelizar, minimizar os esforços de prospecção e garantir
uma boa reputação no mercado.
Outro sinal de alerta diz respeito aos prazos. Em escritórios nos quais a delegação
de tarefas não faz parte da cultura, é comum que os prazos se percam por conta de
profissionais sobrecarregados. Perder prazos na advocacia é um problema grave
que causa danos ao cliente e afeta diretamente a imagem do escritório.
Quando as tarefas não são distribuídas de forma equilibrada na equipe, é comum
que o ambiente organizacional seja ruim. Isso porque os profissionais trabalham sob
constante pressão, esperando atividades que sejam de última hora.
Por fim, quando a prospecção de clientes e o marketing jurídico não tem espaço na
agenda estratégica da banca, este é outro sinal de quem os advogados gestores
estão concentrando muitas tarefas. Tanto a prospecção de clientes quanto o
marketing jurídico são questões que não podem ter uma importância secundária. É
essencial que existam profissionais focados nessas atividades, para que o escritório
tenha um bom posicionamento no mercado.
Como aprimorar a delegação de tarefas com ajuda da tecnologia
A sistematização das atividades internas é essencial para que a delegação de
tarefas ocorra. Atualmente, o advogado já possui excelentes ferramentas para
facilitar o dia a dia. Escolhendo o melhor software jurídico do mercado, por exemplo,
o advogado ganha em eficiência e minimiza as possíveis falhas. Afinal, alertas de
tarefas e a própria delegação de atividades são feitas de forma automática.
Com boas ferramentas presentes no mercado, é possível controlar prazos,
gerenciar equipes e evitar imprevistos. Um sistema automatizado facilita o
monitoramento do trabalho em equipe, além de auxiliar no encaminhamento de
feedbacks. A ferramenta ajuda também na padronização e no gerenciamento de
rotinas jurídicas e automatiza tarefas de suporte que acabam consumindo tempo da
equipe.
Um software jurídico ajuda a automatizar atividades de suporte, como busca de
processos em tribunais e Diários Oficiais. Isso faz com que os advogados tenham
mais tempo e foco para lidar com as atividades centrais da banca. Executar e
delegar atividades fica mais fácil, já que publicações e intimações, por exemplo, são
feitas de forma automática.
Por fim, a incorporação de tecnologia torna possível concentrar todos os dados e
informações necessários à execução do trabalho em um só lugar. Isso facilita não
apenas o acesso, como também a comunicação interna, já que todo advogado tem
exatamente o que precisa para executar suas atividades. Hoje, os melhores
sistemas jurídicos contam com a funcionalidade mobile facilitando o acesso aos
dados mesmo quando o advogado está fora. Isso faz com que o profissional possa
delegar uma atividade quando vê que aquela audiência vai demorar mais do que o
esperado, ou mesmo a reunião com um cliente vai se estender.
Trabalhar em equipe é um desafio de todo escritório que busca a alta performance.
Por isso, delegar tarefas de forma eficiente não é apenas um detalhe, mas sim uma
parte importante da cultura da banca. Afinal, como já diria o provérbio africano “se
quer ir mais rápido, vá sozinho. Se quer ir mais longe, vá acompanhado”. Se o
objetivo do escritório é chegar mais longe, a delegação de tarefas deve estar
presente na rotina e também no DNA do escritório.
