Com a chegada da reforma tributária, que entra em transição a partir de 2026, empresas de todo o país estão sendo obrigadas a revisar e atualizar seus cadastros de clientes, fornecedores e produtos. A mudança na cobrança dos impostos sobre o consumo faz parte da maior transformação do sistema tributário brasileiro em décadas.
Atualmente, os tributos são cobrados no local de origem da produção. Com a reforma, a cobrança passará a ocorrer no destino — onde o bem ou serviço é efetivamente consumido.
Novo modelo de impostos
O novo sistema criará um modelo dual de Imposto sobre Valor Agregado (IVA), substituindo ICMS, ISS, PIS e Cofins por dois tributos:
Segundo especialistas, essas mudanças exigem que as empresas tenham dados cadastrais precisos e atualizados para garantir o correto enquadramento fiscal e evitar penalidades.
Cadastros fiscais passam a ter valor jurídico
O tributarista Rayan Felipe Sartori, do escritório Gaia Silva Gaede, explica que a partir do próximo ano os endereços e códigos de município dos clientes precisarão constar nos documentos fiscais eletrônicos com validade jurídica.
“Esse cadastro deixa de ser apenas comercial e passa a ser essencial para a conformidade fiscal no novo sistema”, explica.
Empresas que não fizerem essa revisão podem enfrentar autuações, cobranças indevidas e perda de créditos tributários.
Revisão deve incluir toda a cadeia de informações
O processo de atualização cadastral abrange:
Clientes: confirmação de endereço e município, sem necessidade de fornecer dados sensíveis (como RG ou CPF).
Fornecedores: verificação do regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido etc.).
Produtos e serviços: atualização da classificação fiscal (NCM/NBS) e definição da incidência de Imposto Seletivo.
Estabelecimentos: revisão de dados de matriz, filiais e centros de distribuição, incluindo o novo CNPJ alfanumérico previsto para 2026.
Integração entre áreas será essencial
De acordo com o advogado Morvan Meirelles Costa Junior, a atualização cadastral se torna agora uma tarefa estratégica, e não apenas operacional.
“A integração entre compras, fiscal e TI é fundamental. As informações precisam ser consistentes desde a cotação até a emissão da nota fiscal”, ressalta.
Entre os principais riscos de não atualização, estão:
⚠️ Aplicação incorreta de alíquotas;
⚠️ Autuações e penalidades fiscais;
⚠️ Perda do direito ao crédito tributário.
Com a implementação do novo sistema, especialistas recomendam que as empresas iniciem imediatamente a revisão de cadastros e sistemas de gestão fiscal, antecipando-se às exigências que entram em vigor já no próximo ano.
