Tecnologia inédita reduz a dependência do papel

Zahyra Mattar
Tubarão

Em tempos atuais, o dia a dia das empresas brasileiras é predominantemente digital, com processos estruturados e atividades bem definidas. Mas o que dizer sobre a rotina de trabalho nos órgãos de controle daqueles que governam nossas cidades?

Muitas repartições, principalmente na esfera municipal, ainda utilizam o papel para se comunicar e praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para acompanhar o andamento da solicitação. 

Atentas à necessidade de conter gastos por meio de uma gestão mais eficiente, oito prefeituras brasileiras adotaram uma solução tecnológica pioneira e, juntas, já evitaram mais de um milhão de impressões.

O número pode parecer pequeno, mas significa, na prática, que 50 árvores foram poupadas de virar papel. Para os cofres públicos, isso representa uma economia efetiva superior a R$ 100 mil.

Desenvolvida pela empresa catarinense 1Doc, a plataforma web ‘1Doc Governo’ é inédita no país e agrega os processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão (ouvidoria e protocolo) e gestão documental para órgãos públicos.

O conceito é bem simples: todos os documentos internos – processos, protocolos e registros de atendimento – são eletrônicos, diminuindo a dependência das impressões e melhorando o atendimento à população.

“É difícil admitir que hoje em dia ainda ocorra o empilhamento de papel e mesas lotadas de processo nos órgãos públicos. Com a plataforma, não há necessidade de tirar cópias e imprimir a papelada, pois tudo fica registrado diretamente no sistema”, detalha o diretor de operações da 1Doc, Jéferson Castilhos.

Com quase 140 mil habitantes, Palhoça é uma das cidades que adotou a tecnologia para modernizar o serviço público, economizar e fazer sua parte no que tange a preservação do meio ambiente. A prefeitura conseguiu uma redução bastante significativa de 213 mil impressões. Uma economia de mais de R$ 25 mil aos cofres públicos nos últimos nove meses.

“Todos os setores internos e estratégicos da nossa administração estão conectados e, em vez de papel, a comunicação interna, muito utilizada para circulares e memorandos, já está informatizada. Com essa medida, a redução no consumo de material de expediente já chegou a 15%”, comemora a secretária de administração e serviços compartilhados da prefeitura de Palhoça, Cristina Schwinden.

Como funciona
Tudo é unificado e não existem ilhas de informação. Com um clique, é possível enviar uma demanda para a administração direta, gabinete ou até mesmo para uma escola ou posto de saúde. Não é necessário imprimir os documentos para que a solicitação tenha caráter oficial. Transparência também é um aspecto muito importante da ferramenta. Todas as considerações e respostas adicionadas a atendimentos (online ou presencial) são enviadas imediatamente, por e-mail ou SMS, aos requerentes. Não é preciso tomar um chá de cadeira para resolver um problema presencialmente.

Agilidade e eficiência
A adoção do formulário eletrônico permite maior agilidade no atendimento das solicitações. Basta cadastrar o chamado para que a demanda seja automaticamente encaminhada ao setor responsável.

Todo o processo é transparente ao cidadão, todas as considerações e respostas são enviadas imediatamente, seja por e-mail ou SMS, aos requerentes. Para o secretário de administração da prefeitura de Itapema, Thiago José Alexandre, a agilidade é imensurável.

“Uma demanda gerada no protocolo e que às vezes levava até uma semana para chegar ao setor de RH hoje entra de manhã e, algumas horas depois, dependendo do pedido, já está resolvida. Hoje, ninguém imagina mais o funcionamento da prefeitura sem a plataforma”, elogia o secretário.

As oito prefeituras que utilizam o sistema já conseguiram um ganho de produtividade para quase dois mil servidores públicos, atendendo com transparência mais de 500 mil habitantes.

Um custo a mais para ter tanto benefício? Não! Diferente de muitos softwares, o 1Doc Governo não exige um mega investimento para ser implementado. 

A tecnologia funciona em regime SaaS, ou seja, a prefeitura que adere paga conforme o uso, já que é faturado apenas para os usuários ativos da organização.

Trabalho em dupla

A 1Doc Governo é fruto do trabalho de quase dois anos de Jaison Niehues e Jéferson de Castilhos. A ideia surgiu quando eles foram contratados em regime de comissão por um prefeitura e viram-se envoltos em uma realidade de processos e estruturação totalmente arcaica. “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para ter a caneta, tive que enviar um memorando físico, assinado e carimbado, para a diretoria de compras providenciar o material”, relembra Jaison.

"É fundamental que as prefeituras conscientizem-se sobre a necessidade de agilizar os processos por meio da tecnologia. Temos 
certeza que estamos fazendo a diferença para uma fatia de mercado que precisa muito de soluções com bom custo/benefício, rápidas, descomplicadas e atuais”.
Jaison Niehues >> Diretor técnico da 1Doc